urbs-media, 14.1.2013: Unternehmer und Freiberufler müssen nach § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) steuerlich relevante Unterlagen entweder 6 Jahre oder 10 Jahre aufbewahren. Diese Aufbewahrungsfristen wurden von der Bundesregierung mit Wirkung vom 24.12.1998 für Buchungsbelege von zuvor 6 Jahre auf jetzt 10 Jahre verlängert.

Mit Beginn des Jahres 2013 dürfen daher folgende alten Buchhaltungsunterlagen vernichtet werden:

1. Unterlagen mit einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist

• Bücher und Aufzeichnungen (letzte Eintragung 2002),
  
• Inventare (bis 31.12.2002 aufgestellt),
  
• Jahresabschlüsse (bis 31.12.2002 aufgestellt),
  
• Lageberichte (bis 31.12.2002 aufgestellt),
  
• Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (bis 31.12.2002 aufgestellt),
  
• Buchungsbelege (letzte Eintragung 2002)

2. Unterlagen mit einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist

• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (eingegangen bis 31.12.2006),
  
• Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe (abgesendet bis 31.12.2006),
  
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (aus dem Jahr 2006).

3. Private Unterlagen mit einer 2-jährigen Aufbewahrungsfrist

Durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und damit zusammenhängender Steuerhinterziehung sind seit dem 1. August 2004 Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn es sich um eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück handelt. Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn es sich bei dem Leistungsempfänger nicht um einen Unternehmer handelt oder der Unternehmer die Leistung nicht für sein Unternehmen bezieht. In diesem Fall ist der private Auftraggeber auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen, es sei denn, es handelt sich um eine Kleinbetragsrechnung über einen Gesamtbetrag von bis zu 100 Euro.

Werden steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht, sind daher auch Privatleute seit dem 1.8.2004 verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder andere beweiskräftige Unterlagen für 2 Jahre aufzubewahren. Von der Aufbewahrungspflicht können auch Mieter einer Mietwohnung als Auftraggeber betroffen sein.

urbs-media Praxistipp: Die FDP hatte sich bei den Beratungen für das Jahressteuergesetz 2013 dafür eingesetzt, die steuerlichen Aufbewahrungsfristen generell auf fünf Jahre zu verkürzen. Hierdurch seien jährliche Einsparungen in der Größenordnung von knapp 1 Mrd. Euro bei den betroffenen Unternehmen zu erwarten.

Im Koalitionsausschuss konnte die FDP jedoch nur eine Verkürzung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre durchsetzen. Und selbst diese Minimallösung scheiterte im Bundesrat dann am Widerstand von SPD und Grünen. Es deutet daher alles darauf hin, dass es auch in Zukunft keine Erleichterungen bei den Aufbewahrungsfristen geben wird. Ganz im Gegenteil: Bei einer möglichen Regierungsbeteiligung der SPD wird es eher zu weiteren Verschärfungen bei den steuerlichen Aufbewahrungsfristen kommen.